Depuis le 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA qui effectue des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, est tenue d’utiliser un logiciel ou un système qui satisfasse aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Le respect de ces conditions doit être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur. Récemment, l’administration fiscale vient de préciser dans son bulletin officiel des impôts BOI-TVA-DECLA-30-10-30, publié le 4 juillet 2018, la définition des logiciels et systèmes de caisse concernés par cette obligation. Pour cette administration, un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services, c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable. Le ministère de l’Action et des Comptes publics rappelle que chaque personne assujettie à la TVA qui ne peut pas justifier, par la production de l’attestation ou du certificat, que le ou les logiciels ou systèmes de caisse qu’elle détient satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données est passible d’une amende de 7 500 €.
Lorsque l’amende est appliquée, l’assujetti dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité avec l’obligation. Passé ce délai, l’administration fiscale peut à nouveau demander à l’assujetti de produire les justificatifs et si l’assujetti n’est pas en mesure de les produire, l’amende est à nouveau applicable.
