La partie réglementaire du Code du travail vient d’être toilettée afin de simplifier les obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de certains documents à l’administration.
Deux décrets du 20 octobre 2016 (n° 2016-1417 et n° 2016-1418) simplifient les obligations des entreprises en matière d’affichage. Par ailleurs, ces mêmes textes modifient les obligations de transmission de certains documents à l’administration.
L’objet de cette réforme est de s’adapter aux moyens modernes de communication et de permettre à l’entreprise d’utiliser son intranet ou de procéder à des envois par e-mail pour diffuser les informations obligatoires.
L’affichage obligatoire : communication par tout moyen de ces obligations
Le règlement intérieur et les articles relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes, qui devaient être affichés à une place convenable et aisément accessibles dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l’embauche, doivent désormais être portés, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche (articles R1321-1 et R3222-3 modifiés du Code du travail).
Sont également concernés par ce mode de communication simplifié :
• les communications relatives aux conventions et accords collectifs de travail destinées au personnel (art. R2262-3 du Code du travail) ;
• le contrôle du repos hebdomadaire pour les entreprises et établissements dont tous les salariés sans exception ne bénéficient pas du repos hebdomadaire toute la journée du dimanche. Dorénavant, l’employeur communique par tout moyen aux salariés les jours et heures de repos collectif attribués à tout ou partie d’entre eux. Auparavant, cela devait faire l’objet d’un affichage « facilement accessible et lisible ». (articles R3172-1 et R3172-9 modifiés du Code du travail) ;
• la liste nominative des membres des instances de coordination des CHSCT (art. R4616-3 modifié du Code du travail) ;
• la caisse de congés payés à laquelle les salariés sont affiliés (art. D3141-28 du Code du travail.)
Égalité de rémunération
Les dispositions relatives à l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes, énoncées aux articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail sur l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes, doivent être portées par tout moyen à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail. Désormais, elles doivent aussi être portées à la connaissance des candidats à l’embauche.
La simplification en matière de transmission de documents à l’administration
Dans un souci de simplification, les décrets remplacent la transmission systématique de certains documents à l’autorité administrative par une communication sur demande de l’administration ou une mise à disposition. Ainsi, les obligations de transmission identifiées comme pouvant être remplacées par une communication sur demande de l’autorité administrative ou par une mise à disposition concernent notamment les documents liés.
Cette mesure concerne principalement trois domaines :
» Santé et sécurité au travail ;
» Durée du travail ;
» Comité d’entreprise.
Convention et accord collectif
Jusqu’à présent, l’employeur était tenu d’afficher l’intitulé des conventions collectives et des accords de branche applicables dans l’établissement et préciser où ces textes sont tenus à la disposition des salariés sur le lieu de travail, ainsi que les modalités leur permettant de les consulter pendant leur temps de présence. Aujourd’hui, dans le cadre de la simplification de la relation du travail, il suffit de communiquer aux salariés sur ces points par tout moyen (art. R2262-3 du Code du travail). Notons qu’un autre affichage obligatoire est supprimé : celui du PV du résultat du vote du personnel concernant un accord d’entreprise, lorsque l’approbation des salariés est nécessaire pour que l’accord soit valide. En cas de référendum visant à valider un accord d’entreprise ou un accord négocié avec un salarié mandaté, l’entreprise doit faire la publicité par tout moyen du procès-verbal de résultat du vote organisé.
Documents restant soumis à l’affichage obligatoire
» Durée du travail : Horaires collectifs et modifications (heures de début et fin de travail, heures de pause).
» Aménagement du temps de travail (programme de modulation/répartition de la durée du travail à l’intérieur du cycle…).
» Hygiène et sécurité : Avis sur les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques. Consignes incendie. Consignes à respecter en cas d’accident électrique. Liste des membres du CHSCT (établissement de plus de 50 salariés).
» Inspection du travail : Adresse, nom et téléphone de l’inspecteur du travail compétent pour l’établissement.
» Élection des représentants du personnel : L’employeur doit informer par tout moyen ses salariés de l’organisation et des modalités des élections des représentants du personnel.
» Lutte contre les discriminations, harcèlement moral et sexuel : Les dispositions du Code pénal sont portées par tout moyen à la connaissance des salariés, des stagiaires et des candidats à l’embauche.
L’ordre des départs en congés payés modifié (art. D3141-6 du Code du travail)
Jusqu’à présent, il fallait communiquer l’ordre des départs en congés payés à chaque salarié un mois avant son départ, et l’afficher dans les locaux normalement accessibles aux salariés.
Depuis la loi Travail, l’ordre des départs en congés payés est fixé par accord d’entreprise ou, à défaut, par un accord de branche. Si rien n’est prévu, c’est à l’employeur de définir l’ordre des départs, après avis des représentants du personnel, en tenant compte d’un certain nombre de critères légaux (situation de famille, ancienneté, etc.). Cette obligation d’affichage est supprimée (il n’est plus affiché dans les locaux normalement accessibles aux salariés). L’employeur est donc tenu de communiquer, par tout moyen, cet ordre des départs à chaque salarié un mois avant son départ.
