Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, l’article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 instaure l’obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.
Pour l’administration fiscale, cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité (art L.96 J du Livre des procédures fiscales).
Obligation d’utiliser un logiciel de comptabilité conforme
À compter du 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, devront utiliser un logiciel de gestion ou d’un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur conforme au modèle fixé par l’administration fiscale (doctrine fiscale du 3 août 2016 BOI-TVA-DECLA-30-10-30).
Cette attestation comporte deux volets : l’un à remplir par l’éditeur du logiciel et l’autre par l’entreprise qui acquiert le logiciel.
Toute nouvelle version majeure du logiciel ou du système doit donner lieu à l’établissement d’une nouvelle attestation visant expressément cette version.
Organismes accrédités pour délivrer un certificat ou une attestation de conformité
À la date du 30 mai 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation pour délivrer les certificats de conformité aux éditeurs de logiciels ou système de caisse : Afnor certification (secrétariat technique Infocert) pour le référentiel NF 525 gestion encaissement, accréditation n° 5-0030 et le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE) pour le référentiel de certification des systèmes de caisse, accréditation n° 5-0012. La liste des produits certifiés NF 525 est disponible sur le site www.infocert.org.
Les conditions que doivent remplir les logiciels et systèmes de caisse sont précisées
Le Bulletin officiel des Finances Publiques-Impôts publié le 3 août 2016 (BOI – TVA - déclaration - 30-10-30-20160803) précise les conditions que doivent remplir les logiciels et systèmes de caisse, les moyens de justifier du respect de l’obligation et les modalités de la procédure de contrôle spécifique. Il s’agit des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Pour être conformes, les systèmes de caisse doivent prévoir une clôture journalière, mensuelle et annuelle. Les données peuvent être archivées selon une périodicité choisie qui est au maximum annuelle ou par exercice.
Par ailleurs, l’administration précise expressément que l’obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, et même s’ils réalisent tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.
Droit de contrôle de l’administration fiscale
À la demande de l’administration fiscale qui a un droit de contrôle inopiné spécifique pour vérifier les dispositions prévues par le Code général des impôts (3° bis du I de l’article 286 du CGI), le commerçant doit être en mesure de produire un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité pour chacun des logiciels ou des systèmes de caisse qu’il détient ou une attestation de conformité délivrée par l’éditeur, afin de justifier que ceux-ci sont bien conformes (BOI-Lettre-000242).
Cette procédure permet aux agents de l’administration fiscale d’intervenir dans les locaux professionnels de l’assujetti à la TVA sans prévenir au préalable, afin de s’assurer que la personne détient l’attestation individuelle ou le certificat pour chacun des différents logiciels ou système de caisse qu’il détient.
Des sanctions sont prévues en cas de manquement à ces obligations
Les commerçants assujettis à la TVA dont les professionnels du secteur des industries hôtelières sont donc tenus de présenter à l’administration fiscale une comptabilité probante reposant sur des déclarations cohérentes et probantes.
Faute de produire une attestation ou un certificat de conformité constatée lors d’un contrôle de comptabilité ou lors d’un contrôle inopiné par les agents du fisc, le commerçant est passible d’une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Le commerçant devra en outre régulariser sa situation dans les 30 jours pour produire un justificatif ou se doter d’un matériel de caisse certifié. Si le commerçant produit, dans le délai imparti, les justificatifs du matériel détenu et mentionné sur le procès-verbal, l’amende n’est pas appliquée.
Si le professionnel n’a pas de matériel conforme, il sera sanctionné par le paiement d’une amende de 7 500 € et devra s’équiper d’un nouveau système de caisse certifié dans un délai de 60 jours pour ne pas être sanctionné d’une deuxième amende de 7 500 €.
Notons que l’établissement d’une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende. L’usage d’une fausse attestation est passible des mêmes peines.
Afin de donner quelques indications pratiques aux utilisateurs des matériels utilisés pour la comptabilité, le ministère de l’Économie a publié le 28 juillet 2017 sur son site, une foire aux questions :
» https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/controle_fiscal/actualites_reponses/logiciels_de_caisse.pdf
