Suite à la récente réforme des stages en milieu professionnel (décret 2014-1420 du 27 novembre 2014), les employeurs s’interrogeaient sur l’interprétation à faire pour les conventions de stage conclues à compter du 1er décembre 2014 à savoir que pour un stage à temps complet (35 heures par semaine), cette gratification devait-elle être mensualisée sur la base de 151,67 heures comme auparavant ou bien calculée sur 154 heures. En effet, l’Urssaf faisant référence à la première solution alors que le ministère de l’Enseignement supérieur penchait en faveur de la seconde.
Pour répondre à cette problématique, les nouvelles règles de calcul de la gratification due aux stagiaires viennent d’être clarifiées par les différentes administrations concernées (notamment la Direction générale de l’enseignement supérieur et de l’insertion professionnelle, la Direction générale du travail, la Direction de la Sécurité sociale et l’Urssaf) qui ont arrêté une interprétation commune.
Ainsi, la Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre) vient de préciser dans une note du 20 février 2015, les obligations de l’employeur sur les dispositions légales en matière de gratification obligatoire, du décompte du temps de présence, du montant minimum de la gratification horaire obligatoire, du mode de versement et des cotisations sociales.
Pour les employeurs d’une industrie hôtelière, on retiendra que lorsque la durée de présence effective d’un stagiaire dans l’entreprise d’accueil est supérieure à 2 mois, une gratification minimale doit être versée.
Cette gratification minimale est fixée en fonction d’un pourcentage du plafond horaire de la Sécurité sociale et variable en fonction de la date de signature de la convention de stage :
- 13,75 % du PHSS pour les conventions signées du 1er décembre 2014 au 31 août 2015 ;
- 15 % du PHSS pour les conventions signées à compter du 1er septembre 2015.
Revenant sur sa position antérieure, l’administration indique désormais que la gratification de stage doit être calculée en fonction des heures réellement effectuées par le stagiaire, et non sur la base de 154 heures par mois (art L 124-6 du Code de l’éducation).
On notera aussi que la gratification doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage, et est due dès le premier jour de stage. Par ailleurs, l’entreprise peut choisir :
- soit de verser chaque mois la gratification correspondant au nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire (donc un montant différent chaque mois) ;
- soit de réaliser un « lissage » des sommes qui seront dues sur la totalité de la durée du stage, afin de verser chaque mois le même montant au stagiaire.
Enfin, concernant les conditions de validation des stages en entreprise par le régime général d’assurance vieillesse, le décret n° 2015-284 du 11 mars 2015 vient de préciser les modalités.
Ainsi, les stages en entreprises de plus de deux mois pourront être validés à hauteur de deux trimestres au maximum dans la durée de cotisation des retraites.
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